Mehr führen, weniger verwalten - Einfaches Tool für Führungskräfte zur Optimierung der eigenen Arbeitszeit

Viele Geschäftsführer haben nur eine vage Vorstellung wie viel Zeit sie wirklich mit Aufgaben der Unternehmensführung verbringen. „Manche Führungskräfte beschäftigen sich weniger als 10 % ihrer Zeit mit Führung“ gibt Dr. Bernd Geropp zu bedenken. Führungsaufgaben sind zwar wichtig, aber selten dringend. Viele Führungskräfte geben deshalb dem Zeitdruck von dringenden, aber weniger wichtigen Sach- und Verwaltungsaufgaben nach. Sie verschieben die Bearbeitung der wichtigen Führungsaufgaben immer wieder in die Zukunft. Das Führung-Check-Tool hilft dieses Verhalten zu durchbrechen.

Die Führungskraft trägt am Ende jeden Tages nur zwei Zahlen in das Tool ein: die Arbeitsstunden für Führung und die für Sach- und Verwaltungsaufgaben, also für Management. Mit diesem minimalen Aufwand kann der Geschäftsführer, Vorstand oder Abteilungsleiter die Effizienz seiner Arbeitszeit regelmäßig kontrollieren und bei Bedarf gegensteuern. Vielen fällt im Tagesgeschäft nicht auf, dass sie zu wenig führen. Deshalb ist es hilfreich, wenn sie die eigene Führungszeit regelmäßig messen und visualisieren. Dadurch erhalten sie tägliches Feedback. Das erleichtert ihnen, das eigene Verhalten zu verändern und Führungsaufgaben nicht mehr zu verschieben.

Führen bedeutet, festlegen, wo es hingehen soll. Die Führungskraft beschäftigt sich beim Führen mit der Zukunft des Unternehmens oder ihres Bereiches und mit den Mitarbeitern. Sie erarbeitet Ziele und Strategien und denkt über Innovationen, Prozessverbesserungen und Kundennutzen nach. Führung heisst natürlich auch Mitarbeiter zu informieren und zu begeistern. Beim Managen hingegen konzentriert sich die Führungskraft hauptsächlich auf Vorgänge, nicht auf Menschen oder die Zukunft. Es geht vielmehr um Tagesgeschäft, Verwaltung, Ressourcenzuteilung, Budgeterstellung, Kosten und Risikomanagement, Analyse und Kontrolle.

Eine Führungskraft sollte ihre Tätigkeiten für Verwaltungs- und Sachaufgaben auf ein Minimum beschränken. Fachaufgaben sollen auch von Fachkräften erledigt werden. In den meisten Unternehmen wird zu wenig delegiert und es fehlt an der Einsicht, Führungsaufgaben Priorität einzuräumen. Viele Abteilungsleiter, Vorstände und Geschäftsführer wissen, dass Führungsaufgaben wichtig, aber selten dringend sind. Trotzdem werden Sie von den Managementaufgaben überrollt. Genügend Zeit für Führungsaufgaben wird eine Führungskraft nur haben, wenn sie konsequent delegiert und ihr Verhalten, ob und wie sie dringende und wichtige Tätigkeiten erledigt, täglich überprüft. Das Führung-Check-Tool hilft dabei. Das auf Excel-basierte Tool ist kostenlos auf den Internetseiten von Bernd Geropp Consulting erhältlich.