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Einsparpotenzial von E-Invoicing und elektronischer Rechnungsbearbeitung


Verkürzte Abläufe, Zeitersparnis und mehr Transparenz, weil jeder auf einen Blick sieht, wo sich welche Rechnung befindet


NEWS-EINTRAG aus der Kategorie Computer / Internet vom 01.11.17 - 07:48 Uhr:

 

 

Beim elektronischen Rechnungsaustausch entfallen für den Versender zunächst Druck-, Kopier- und Portokosten. Der Empfänger reduziert, wenn er eine Software für elektronisches Dokumentenmanagement und Workflow einsetzt, ganz erheblich Transport- und Lagerzeiten von Eingangsrechnungen auf ihrem Weg durch die einzelnen Abteilungen. Im Resultat werden Skontofristen eingehalten, Mahngebühren und Kopierkosten entfallen.


Von Michael Gertges, Geschäftsführer der LORENZ Orga-Systeme GmbH

Bis noch vor einigen Jahren wurden Rechnungen überwiegend in Papierform erstellt und verschickt – diesen Anachronismus beschrieb die Deutsche Bank Research in einem Whitepaper „e-Invoicing – Die Krönung einer effizienten Rechnungsbearbeitung“ bereits 2010.

15 € Bearbeitungskosten pro Rechnung

Eingangsrechnungen in Papierform manuell zu bearbeiten und weiterzuleiten ist ein zeit- und personalintensiver Prozess. Es können viele Tage vergehen vom Zeitpunkt des Rechnungseingang bis der Betrag dann schlussendlich angewiesen wird. Währenddessen kursiert die Rechnung auf internen Postwegen, wo verschiedene Personen sie abzeichnen müssen. Auch weiß dabei niemand genau, wer sie gerade vorliegen hat. Ruft dann ein Lieferant an, geht das zeitraubende Nachfragen los. So entstehen Kosten für den personellen Aufwand, mehrfaches Kopien, Raumkosten für die Ablage und Archivierung, ergänzt durch entgangene Skonti und Mahngebühren wegen des langen Durchlaufs. Die Bearbeitungskosten für eine Rechnung summieren sich auf durchschnittlich 15 €.

Schon 2011 wurde deshalb das geltende Steuervereinfachungsgesetz verabschiedet. Es hat den Spielraum für einen elektronischen Rechnungsversand erheblich erweitert. Bis dahin war die fehlende Möglichkeit des Vorsteuerabzugs der größte Hemmschuh, Rechnungen elektronisch zu versenden. Dieser war nur gestattet beim Einsatz einer qualifizierten elektronischen Signatur oder Rechnungen, die per EDI-Verfahren übermittelt wurden. Durch die Neufassung des § 14 UStG wurden die umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen für elektronische Rechnungen dann deutlich gesenkt. So ist mittlerweile der Vorsteuerabzug auch möglich bei E-Mail verschickten Rechnungen.

Folgendes muss bei Papier- wie elektronischen Rechnungen gleichermaßen gewährleistet sein, so fordert es die Finanzverwaltung: Authentizität, also die Echtheit der Herkunft, Integrität (Unversehrtheit des Inhalts) sowie Lesbarkeit. Dafür bedurfte es früher einer elektronischen Signatur oder der EDI-Übertragung, heute genügt es, ein innerbetriebliches Kontrollverfahren zu stellen, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellt.

Vollständig elektronische Rechnungsverarbeitung durch ZUGFeRD

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland hat den Weg zu einer vollständig elektronischen Rechnungsverarbeitung weiter geöffnet durch den ZUGFeRD-Standard (Zentrale User Guidelines für elektronische Rechnungen in Deutschland) Dieser setzt darauf auf, dass Rechnungen im PDF/A-3-Format erstellt werden. Dabei gesellt sich zur visuellen Darstellung der Rechnungsdaten (Normteil) ein Datenteil, in dem strukturierte Daten eingebettet werden können. Die Rechnungsdaten werden bei ZUGFeRD in einem fest definierten XML-Format abgelegt, so dass sie der Rechnungsempfänger elektronisch extrahieren und automatisch weiterverarbeiten kann. Es ist vor dem Hintergrund dieser neuen Technologie damit zu rechnen, dass in zehn Jahren nahezu 100 Prozent der Eingangsrechnungen digital im Unternehmen eintreffen werden.

Mit der elektronischen Bearbeitung von Rechnungen mittels Workflow- und DMS-Technologie spart sich ein Unternehmen die ganzen Schritte der papiergebundenen Rechnungsbearbeitung. Direkt nach ihrem Eintreffen im Unternehmen werden die Rechnungen automatisiert per Workflow an die entsprechenden Mitarbeiter zur Erfassung, Kontierung, Prüfung und Freigabe geleitet. Die Finanzbuchhaltung erhält sie anschließend zur Buchung und Bezahlung.

Sobald es zu einer Rechnung eine Bestellung im Warenwirtschaftssystem gibt, spricht man von Bestellbezug. Ihre Bearbeitung funktioniert dann noch schneller und komfortabler. Denn durch einen Abgleich mit dem Warenwirtschaftssystem werden alle Rechnungsdaten automatisch aus der offenen Bestellung übernommen.

Da bereits bestellt wurde, muss nichts mehr freigegeben werden und die Rechnung kann, sofern ihre Daten mit denen aus der Bestellung übereinstimmen, sofort automatisch gebucht werden – hier spricht man von Dunkelbuchung. Auf diese Weise können Unternehmen Abläufe komplett digital abbilden und dadurch vereinfachen sowie beschleunigen.

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