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E-Mail Archivierung im praktischen Einsatz - Speicherkasten


Das Archivsystem der Firma Shelco GmbH mit Stz in Jena im Praxistest der Zeitschrift Windows IT Pro (Ausgabe: 7-8/2007)


NEWS-EINTRAG aus der Kategorie Produkte / Innovationen vom 27.07.07 - 06:49 Uhr:

 

Wir, die Shelco GmbH, möchten Ihnen einen Test der Windows IT Pro, Ausgabe 7-8/2007 näher bringen.

Anmerkung: Die im Artikel erwähnten Contras wurden bereits in unserem neuen "Shelco Email Archiv" behoben und somit sind nun auch Backupmöglichkeiten wie z. B. die Verbindung zu einer externen Festplatte via USB oder aber ein Backup über ein Bandlaufwerk möglich.


E-Mail-Archivierung im praktischen Einsatz

Speicherkasten

Die Anzahl der Geschäftsprozesse, die ausschließlich per E-Mail abgewickelt wird, steigt in den meisten Unternehmen stetig an. Die Systemverantwortlichen brauchen deshalb eine Lösung, die es erlaubt den internen und externen E-Mail Verkehr ohne großen Aufwand aufzubauen und zu sichern. Das hier vorgestellte Archivierungssystem verspricht diese Aufgaben zu bewältigen.

Viele der Lösungen, die zur Sicherung und Archivierung von E-Mail-Daten angeboten werden, richten sich speziell an große Unternehmen und deren ebenso speziellen Bedürfnisse. Wir haben uns für diesen Praxistest das so genannte Zoe-Archivierungssystem ausgesucht, das in Deutschland von der Firma Shelco vertrieben wird. Diese Lösung stellt eine Archivierungslösung zur Verfügung, die gut für kleinere und mittlere Unternehmen geeignet sein soll.

Wichtig auch für kleinere Unternehmen: E-Mail archivieren.

Wer diese Lösung in seinem Netzwerk einsetzen will, muss dazu die Appliance so in sein Netzwerk integrieren, dass sie jede ein- und ausgehende Nachrichterhält und abspeichern kann. Der Administrator benötigt dabei keine zusätzliche Software auf den PCs am Standort, da die Appliance plattformübergreifend arbeitet. Die einzige Software, die der Systemverwalter für den Zugriff auf die Lösung benötigt, ist ein aktueller Internet-Browser wie der Firefox oder der Internet Explorer.
Das Archivierungssystem steht in zwei Versionen zur Verfügung: Für größere Kunden empfiehlt der Anbieter den ZOE.server. Diese Lösung soll in Netzwerken mit bis zu 500 E-Mail-Fächern einsetzbar sein. Die Appliance hat eine Festplattenkapazität von 750 Gbyte und wird im 19-Zoll-Rackformat ausgeliefert. Für unseren Test wählten wir die ZOE.box in der kleineren Variante, die der Anbieter für bis zu 80 Mail-Fächer gedacht hat. Das Gerät besteht aus einem massiven Metallchassis mit einer orangenen Kunststoffblende. An der Front des Geräts findet der Anwender eine große 4x40 Zeichen LCD-Anzeige, die über den Betriebsstatus Auskunft gibt und bei Fehlerzuständen blinkend auf sich aufmerksam macht. Die einzigen Bedienungselemente sind fünf Tasten, die zunächst hinter einem Kunststoffschieber verborgen sind. Auf der Rückseite des 32x8x34 Zentimeter großen Gehäuses sind eine Ethernet-Netzwerkanschluss und zwei Stromanschlüsse angebracht. Die interne 110-230 Volt Stromversorgung lässt sich durch eine zusätzliche 5/12 Volt Speisung über ein externes Netzteil absichern.
Das Innenleben der Box besteht aus einem 19,5x14 Zentimeter großen Industrie-Mainboard NOVA C400 auf Basis eines VIA-Chipsatzes. Der Prozessor, ein Intel Celeron mit 400 MHz Taktfrequenz, verbirgt sich unter passiven Kühlelementen. Von den zwei NICs auf dem Motherboard wird nur ein Anschluss nach außen weitergeleitet. Der Arbeitsspeicher stammt von Kingston – ein 512 MByte SD-RAM Modul mit 133 MHz Taktrate. Die beiden als RAID-1-Verbund organisierten 160 GByte DIE-Festplatten von Samsung werden durch einen weiteren großen Lüfter dauerhaft gekühlt.

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Erste Inbetriebnahme: Findige Administratoren sind gefordert.

Nachdem der Anwender das Gerät mit dem Stromnetz und dem Netzwerk verbunden hat, startet es automatisch, die Appliance hat keinen Ein/Aus-Schalter. Der erste Bootvorgang dauerte bei unseren Tests rund fünf Minuten. Nach Abschluss dieses Vorgangs zeigte die LCD-Anzeige die aktuelle Uhrzeit an. Findet das System im Netzwerk einen DHCP-Server, so bezieht es von diesem Server automatisch eine IP-Adresse. Wer keine DHCP-Server betreibt oder aus anderen Gründen eine feste IP-Adresse für die Appliance vergeben möchte, kann eine statische IP-Adresse über die Drucktasten am Gerät einstellen. Da das Gerät ohne Handbuch sondern nur mit sehr spartanischen Faltblättern im Din-A5-Format ausgeliefert wird, sind bei der Installation erfahrene Administratoren gefragt. Ein Anwender mit wenig Erfahrung bei der Installation und Inbetriebnahme einen Netzwerkgerätes und eines Mailservers wird sich hier schwer tun. Der Anbieter sollte unbedingt auch eine komplette und ausführliche Anleitung mitliefern, in der alle Funktionen der Appliance beschrieben werden. So war es uns zunächst völlig unklar, welche Idee sich hinter den beiden Netzwerkeinstellungen „Büro“ und „Zuhause“ versteckt. Erst ein Studium der Website des Anbieters lieferte auf der produktspezifischen Seite der kleinen Box eine Erklärung: Mithilfe dieser beiden Einstellungen hat der Anwender die Möglichkeit, zwei unterschiedliche Netzwerkkonfigurationen permanent in der Box abzuspeichern. Dadurch kann er beispielsweise die kleine, leichte Box am Abend aus dem Netz im Büro mitnehmen und im Home-Office oder auch in einer Außenstelle betreiben, ohne dass er bei jedem Wechsel mühsam die Netzwerkkonfiguration ändern muss: Ein gutes Feature, das aber wohl von vielen Anwendern durch unzureichende Dokumentation erst gar nicht entdeckt, geschweige denn verwendet werden wird. Auch die Vorgehensweise, die von den Entwicklern bei der Verknüpfung von Accounts zu E-Mail-Konten vorgesehen wurde, muss der Administrator selbst herausfinden. Leider kann auch die integrierte Online-Hilfe in der Weboberfläche über die mangelhafte Dokumentation nicht hinweghelfen.

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Integration ins Netzwerk: Management über den Webbrowser.

Der Administrator kann das komplette Management der Lösung über den Webbrowser durchführen. In der Standardeinstellung verwendet die Appliance den Port 8080 für den Zugriff auf die Managementoberfläche und den Port 10080 für den Zugriff auf das Archiv. Der Systemverwalter trägt das Unternehmen im Account Manager ein. Dabei kann er für jeden Standort des Unternehmens einen Administrator hinterlegen, der das Recht hat, Benutzer (hier als Archive bezeichnet) anzulegen. Zu jedem Benutzer kann er verschiedene E-Mail Konten anlegen. Das ist besonders dann von Interesse, wenn Benutzer über mehrere Accounts verfügen oder der Zugriff auf das Archiv nicht jedem einzelnen Mail-Benutzer zugewiesen werden soll. Die Eingabe der Informationen zu einem E-Mail-Account unterscheidet sich nicht von dem Vorgehen bei der Einrichtung einer E-Mail-Clientsoftware. Der Anwender muss die Angaben zum POP/SMTP- beziehungsweise IMAP-Server ebenso wie die Benutzer- und Passwortinformationen hinterlegen. Mit einigen Optionshäkchen legt der Administrator fest, ob die Nachrichten beim POP3-Zugriff auf dem eigentlichen Server verbleiben oder wirklich abgerufen werden sollen. An dieser Stelle kann er einstellen, ob SSL für den gesicherten Zugriff auf den Mailserver benutzt werden. Eine weitere Option erlaubt es ihm festzulegen, ob die Lösung die E-Mails an den SMTP-Server weiterreichen soll.
Nach der Integration der Appliance in das Netzwerk muss der Systembetreuer nun die Konfigurationen der Client-Rechner anpassen: Die E-Mail-Lösung auf den Clients schickt bis zu diesem Zeitpunkt jeden Nachricht direkt an den Mailserver. Jetzt muss der Administrator die Appliance als SMTP-Versandziel auf jedem Client eingetragen haben, damit die Nachricht auch entsprechend gespeichert werden kann. Nur auf diese Weise kann ein Unternehmen auch sicherstellen, dass auch interne Nachrichten mit gesichert werden. Die Lösung stellt zudem auch einen Weg bereit, solche Nachrichten auf der Appliance zu archivieren, die bereits in der E-Mail-Software auf den Client-Systemen archiviert wurden. Dazu muss der Administrator in der Software ein neues IMAP E-Mail Konto einrichten, das auch die Box verweist. Danach kann der Anwender die entsprechenden Nachrichten per Drag&Drop manuell auf die Appliance kopieren. Leider stellt die Lösung keinen automatischen Weg zur Verfügung, der alle vorhandenen Ordner und Nachrichten automatisch in das Archiv kopiert. Allerdings sollte auch bedacht werden, dass diese Aufgabe ja grundsätzlich nur einmal pro E-Mail-Client durchgeführt werden muss und die Lösung für maximal 80 Anwender konzipiert wurde, wodurch das Fehlen einer solchen automatischen Sicherung der Alt-Mails bei dieser kleinen Box sicher zu verschmerzen ist.

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Nach der Installation: Automatisches Protokoll läuft.

Nachdem der Systembetreuer alle Konfigurationsschritte abgeschlossen hat, beginnt die Appliance automatisch damit, den kompletten E-Mail-Verkehr des Unternehmens zu protokollieren. Die Anwender können über die Weboberfläche auch auf die Suchseite der Lösung zugreifen. Dabei legt das System durch die Art der Anmeldung fest, auf welches Archiv der entsprechende Anwender zugreifen kann: So kann jeder User standardmäßig nur sein eigenes Archiv sehen und dort suchen.
Die Suchroutine der Appliance arbeitet während des Testbetriebs angenehm schnell: Dabei indiziert die Volltextsuche des Systems nicht nur E-Mail-Texte, Sender, Header-Informationen oder Absender, auch Anhänge von Microsoft Word, RFT, PDF, XML und HTML werden erfasst und stehen somit als Suchbegriff zur Verfügung. Fortgeschrittene Anwender können hier auch die klassischen Metazeichen wie „?“ oder „*“ für ihre Suche verwenden. Da es in der Praxis relativ häufig vorkommen dürfte, dass sich ein Anwender weder an Empfänger noch an einen erfolgversprechenden Suchbegriff erinnern kann, stellt die Lösung ein Kalendersteuerelement zur Verfügung, das bei der zeitlichen Einordnung der gesuchten Information helfen kann. Der Anwender kann die Nachrichten über die Webmailer-Oberfläche der Appliance auch direkt weiterverarbeiten, ein Feature, das beispielsweise zum Rückversand einer verloren gegangenen Nachricht nützlich ist.
Dem Administrator steht eine zusätzliche Statusleiste zur Verfügung, auf der er einige Detailinformationen finden kann, die für die Überwachung des E-Mail-Verkehrs von Bedeutung sind: Dazu gehören beispielsweise Werte wie die Anzahl der noch ausstehenden Nachrichten oder die komplette Anzahl der gespeicherten E-Mail-Nachrichten. Vermisst haben wir an dieser Stelle die Möglichkeit, festzustellen wie viel Platz noch auf den Festplatten zur Verfügung steht. Dass es sich bei dem auf der Appliance zum Einsatz kommenden Betriebssystem um ein Linux-System, basierend auf der Kernel-Version 2.6.1, handelt, wird ebenfalls angezeigt. Zu den weiteren Einstellungen, die der Administrator in einem gewissen Rahmen anpassen kann, gehören unter anderem die verwendete Schriftgröße oder das Erscheinungsbild der Weboberfläche.
Der bei diesem System zur Verfügung stehende Speicherplatz von 160 GByte sollte erfahrungsgemäß für ungefähr eine Million zu archivierender Mails ausreichen, was den Administrator jedoch nicht davon entbindet, regelmäßige Sicherungen der Daten durchzuführen. Leider hat der Hersteller zu diesem Zweck nur die Anbindung einer speziellen ZOE.Backupbox mit entsprechenden Transfer- und Synchronisationsfunktionen vorgesehen. Wir würden uns bei einem solchen Gerät unbedingt noch einen direkten Anschluss für weitere Speichermedien wie eine externe USB-Festplatte oder ein Bandlaufwerk wünschen.


Pro:

* nachträgliche Integration in bestehende E-Mail-Infastruktur
* einfache Suchmöglichkeit
* auf Dauerbetrieb ausgelegte Hardware

Contra:

* mangelhafte Produktdokumentation
* fehlende Backup-Möglichkeit auf externe Laufwerke

Autor: Thomas Bär

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